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Dentro de una empresa, una parte de gran importancia es la oficina, la cual tiene características propias y desempeña un papel fundamental en su funcionamiento. En las áreas administrativas es donde se toman las decisiones y se dirige la empresa, además, en estos espacios deben interactuar diariamente muchas personas con necesidades similares, pero a la vez muy personales, según el cargo que desempeñen y las metodologías de trabajo que empleen.

La comodidad o incomodidad que genera el diseño y distribución de las oficinas en las organizaciones es un factor decisivo en el estado del clima laboral, el cual, influye en la satisfacción de los colaboradores, en los niveles de rotación laboral, en la competitividad y productividad global de la compañía.

Hoy en día las organizaciones se enfrentan al reto de diseñar espacios de trabajo equilibrados en cuanto a costos y a funcionalidad para incrementar la flexibilidad en la adaptación a los posibles cambios que surjan con el tiempo y de los cuales podría depender de la supervivencia de las compañías. Al mismo tiempo, es fundamental lograr que esos espacios sean cómodos y ofrezcan las mejores condiciones a los trabajadores, así se obtendrá un lugar de trabajo que atraiga y retenga al mejor talento humano y le permita trabajar eficazmente.

Para generar espacios acordes a las necesidades de una empresa se debe tener en cuenta:

Una organización eficiente del espacio, aprovechando al máximo el espacio disponible, generando áreas diáfanas y reconocibles y disminuyendo en la medida de lo posible el área de planta destinada a circulaciones.

Dotar a las oficinas de una amplia oferta de servicios al trabajador, cafeterías, áreas de descanso, reunión informal, etc.

Los espacios deben ser diseñados a partir de criterios en los que prime su funcionalidad, adecuándose siempre a los procesos que se llevaran a cabo en ellos.

Durante el ciclo de vida de un inmueble, aproximadamente un 80% de los costes asociados a su gestión derivan del mantenimiento, y únicamente el 20% deriva de su construcción. Por lo que es mucho más económica la elección de acabados duraderos y de alta calidad en las etapas iniciales del proceso.

Unas oficinas bien diseñadas, con las que el trabajador se sienta identificado y satisfecho, incrementan la productividad y la retención de talento.

Ofreciendo alternativas a las diferentes necesidades de los trabajadores a lo largo del día: trabajo en equipo, trabajo individual, trabajo concentrado, privacidad, reuniones informales, descansos, confidencialidad.

La idea de trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento o la diversidad cultural de los trabajadores, aporta también nuevas dimensiones al concepto de lugar de trabajo.

En las últimas décadas el concepto de sostenibilidad ha ampliado su significado, dejando de referirse únicamente a los aspectos “naturales” para incorporar elementos sociales, económicos y de gestión. Una visión más abierta del concepto de sostenibilidad permitiría disminuir la huella verde de las edificaciones mediante políticas relativas al lugar de trabajo.

En el diseño de los espacios de trabajo deben ser considerados criterios de eficiencia en el uso de la energía y los recursos, así como el aprovechamiento de materiales locales y renovables.

Desde el diseño, y durante la gestión del inmueble deben evaluarse continuamente los procedimientos de mantenimiento de la edificación y gestión de residuos, para garantizar espacios de trabajo confortables con el menor perjuicio del medio ambiente.